Ah, le moment où votre patron s’approche de vous et vous dit que vous êtes en charge d’organiser la prochaine retraite d’entreprise. Pas grave. Il suffit de prendre des vols et des hôtels pour 85 personnes…

Eh bien, ça est une grosse affaire. La réservation de voyages de groupe est un seau de stress.

Notre propre Giacomo Guarnieri expose ci-dessous tous ses conseils et astuces pour les voyages en groupe. Giacomo est le spécialiste des voyages d’affaires de TravelPerk en charge de la réservation de voyages de groupe. Il vit et respire la réservation de groupe. Mais en quelque sorte, il est immunisé contre le stress. Voir? Regardez ce calme! #stressless 😌

Dans cet article, nous couvrons:

  • Réservation de vols de groupe
  • Réservation d’hôtels de groupe
  • Plus de conseils pour les réservations de groupe
Spécialiste des voyages d’affaires de TravelPerk

Réservation de vols de groupe

Les réservations de groupe pour les vols peuvent être difficiles. Voyons quels conseils notre pro Giacomo a à offrir. Continuez à lire pour l’entrevue.

Qu’est-ce que la réservation de groupe dans les compagnies aériennes?

Lorsque vous organisez des réservations de groupe pour des vols, vous devez contacter les compagnies aériennes et leur donner le nombre de voyageurs et vos dates, puis attendre qu’elles vous renvoient un devis personnalisé.

Contrairement à une réservation directe en ligne, ce processus est manuel et peut être un peu lent, car vous voudrez contacter plusieurs compagnies aériennes pour obtenir des devis différents.

Les compagnies aériennes offrent-elles des réductions pour les groupes?

Les compagnies aériennes n’offrent pas nécessairement de rabais. Ce qu’ils offrent, c’est l’assurance que tout le monde dans votre groupe prendra le même vol (à moins que votre groupe ne soit bien sûr composé de centaines de personnes).

Est-il moins cher de réserver des vols de groupe?

Obtenir une offre de groupe auprès d’une compagnie aérienne n’est pas toujours le meilleur tarif. Le coût payé par vol sur une réservation de groupe est souvent plus élevé que si vous vous connectez à TravelPerk ou Kayak et voyez le coût du vol individuel. C’est parce que la compagnie aérienne sait combien elle gagne en moyenne pour un billet ce jour-là. Ils peuvent calculer ce qu’ils s’attendent à faire.

Pourquoi les réservations de vols de groupe sont-elles plus chères?

Disons que vous allez sur un site de réservation de voyages populaire et que vous voyez que le coût du vol que vous voulez est de 50 euros, mais la compagnie aérienne sait qu’à mesure que la date approche, elle peut le vendre pour 150 euros, donc le prix qu’elle décide de vous donner en grand groupe est de 80 euros par billet.

C’est pourquoi avec un groupe de 25 personnes ou moins, il est souvent moins cher de réserver les vols vous-même. Lorsque je fais cela pour nos clients, je le regroupe par lots de 8. Certains transporteurs, en particulier les transporteurs à bas prix, augmenteront le prix juste après que quelqu’un ait réservé, alors j’attends quelques heures avant de gérer le prochain lot de 8 voyageurs.

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Si la réservation de vols en groupe n’offre pas de réduction, pourquoi le faire?

Si vous prenez l’itinéraire de réservation du vol manuellement, vous n’avez aucune garantie que tout le monde dans le groupe obtiendra ce vol. Vous pourriez arriver au dernier groupe de 5 ou 8 dépliants, et il pourrait ne pas y avoir de disponibilité. Si vous avez suffisamment planifié à l’avance, c’est très rare, mais c’est toujours un risque. Vous devez donc être prêt à risquer que certains voyageurs devront emprunter un itinéraire ou un transporteur différent si vous souhaitez obtenir le prix le plus bas ce jour-là.

L’autre inconvénient de vous réserver manuellement et de ne pas obtenir de tarif de groupe, c’est que vous n’avez aucune flexibilité.

La plupart des entreprises ne paient pas la possibilité de modifier le vol, vous êtes donc verrouillé sur ces dates et heures, et sur ces voyageurs spécifiques.

D’un autre côté, avec la réservation de groupe qui a été négociée avec la compagnie aérienne, ils vous donnent généralement le temps d’apporter des modifications. C’est différent pour chaque transporteur, mais vous êtes généralement autorisé à ajouter ou supprimer 10% des passagers jusqu’à un mois à l’avance, et vous n’avez pas à donner leur nom au moment de la réservation.

Réservation d’hôtels de groupe

Et les hôtels? Voyons ce que nous pouvons apprendre de Giacomo.

Comment obtenir les meilleurs tarifs sur les réservations d’hôtels de groupe?

En général, il est beaucoup plus facile de négocier le prix des grands groupes avec les hôtels qu’avec les compagnies aériennes. Ils pourraient éprouver moins de prévisibilité avec les réservations et pourraient être plus susceptibles de vous offrir une remise en fonction du volume. De plus, leurs tarifs ne fluctuent pas autant, il leur est donc plus facile de vous offrir un rabais sans se soucier de sacrifier un client plus rémunérateur plus tard.

Comme pour les vols, vous devez envoyer un e-mail aux hôtels que vous envisagez et leur indiquer le nombre de chambres (et le nombre de personnes par chambre) et les dates. N’oubliez pas que pour les voyages d’affaires, il est conseillé de ne pas forcer les employés à partager une chambre dans la mesure du possible.

Envoyez un e-mail de 5 à 15 hôtels différents pour obtenir des devis et voir si vous pouvez négocier le prix.

Pour quoi d’autre pouvez-vous négocier?

Bien qu’il soit possible de négocier le prix, la chose la plus simple à négocier est des avantages supplémentaires. Pour les hôtels, il s’agirait de surclassements de chambres ou de repas gratuits. Et pour les vols, l’enregistrement gratuit des bagages est généralement inclus ou facile à négocier.

Plus de conseils pour réserver des voyages de groupe

Giacomo a encore plus de conseils pour nous.

Quel est le processus global de réservation de voyages de groupe?

Tout d’abord, nous devons décider si nous voulons obtenir des devis des hôtels et des compagnies aériennes et négocier un prix de groupe, ou si nous voulons gérer nous-mêmes la réservation de groupe en ligne. Nous pouvons examiner les options, mais la plupart du temps, il m’est facile de supposer quel est le meilleur itinéraire en fonction des contraintes de temps et de la taille du groupe.

Quand les négociations ne valent-elles pas l’effort?

Si vous êtes à court de temps, cela ne vaut pas la peine de négocier dans les deux sens avec la compagnie aérienne pour un meilleur prix.

Et au fil du temps, la moyenne du coût du billet augmentera, ils ne voudront donc que vous facturer plus. Ils peuvent parfois prendre 24 à 48 heures pour vous répondre, vous n’êtes donc pas en bonne position pour négocier pour les voyages qui arrivent bientôt.

Certainement savoir quoi négocier dépend de l’entreprise. J’adopte une approche différente pour chaque transporteur et hôtel selon la situation.

C’est une grande raison pour laquelle les clients apprécient tant ce service. Ils n’ont pas à s’inquiéter d’essayer d’obtenir une meilleure offre, ce qui est un art. Nous gérons toutes les négociations.

Comment gérez-vous les groupes provenant de différents lieux de départ?

Nous avons récemment prévu que 400 personnes viennent à Barcelone pour le Netcentric Summit 2018. Elles venaient de 12 endroits différents. Nous avons envoyé un formulaire type demandant à tout le monde d’où ils viennent et combien de temps ils resteront. Ensuite, nous avons trié ces réponses et regroupé les personnes en fonction du lieu et des dates. Une fois que nous avons fait cela, nous avons basé notre approche sur ce qui était bon pour chaque groupe individuel.

Combien de temps faut-il pour réserver un voyage de groupe?

Cela peut prendre de 3 jours à 3 mois. Bien sûr, 3 mois est à l’extrême, des choses comme des conférences et de grands événements avec plusieurs participants et conférenciers. Une semaine est plus typique!

Comment rationalisez-vous la réservation de groupe?

La meilleure chose que vous puissiez faire est d’obtenir toutes les informations à l’avance. Essayez de poser des questions de manière proactive. Alors ne vous contentez pas de savoir que vous avez besoin d’un hôtel à Londres, par exemple. Découvrez exactement quel quartier et quel style d’hôtel est préféré, comme moderne ou boutique.

J’essaie également d’obtenir une pré-approbation pour la réservation, en particulier pour les voyages à venir. Disons qu’il y a un voyage de groupe de 16 personnes et que le voyage dure 6 semaines.

Je dirai au client pourquoi les tarifs de réservation de groupe pour la compagnie aérienne seront plus chers et que mon approche est de gérer la réservation manuellement.

Ensuite, je leur ferai savoir que tant que le deuxième lot de 8 ne fera pas plus de 50 euros de différence, je le réserverai moi-même.

Bien sûr, ce n’est qu’un exemple, mais le fait est que j’essaie de minimiser de manière proactive les allers-retours si le temps est un problème. Il y a un équilibre entre économiser de l’argent pour le client et lui faire gagner du temps. Si je prends trop de temps pour réserver, cela peut gaspiller de l’argent. Donc, je m’assure toujours d’obtenir autant d’informations que possible et d’obtenir l’approbation de réserver à l’avance si cela est nécessaire. Mais pour la plupart des voyages, je peux leur montrer les options et les laisser décider avant la réservation finale.

Comment les chefs de bureau peuvent-ils exceller dans la réservation de groupe?

Si vous réservez quelque chose pour un événement d’entreprise, vous pouvez utiliser la même stratégie: essayez d’obtenir l’approbation et les informations des bonnes personnes dès le départ si vous le pouvez.

J’essaie toujours d’envoyer le minimum d’e-mails et d’être clair. Cela le rend moins stressant pour le client. J’essaie de grouper la communication.

Si un gestionnaire de bureau gère les réservations de groupe, la même chose serait utile en interne. Ils peuvent essayer d’obtenir autant d’informations initiales et d’approbation que possible, regrouper toutes les questions qu’ils ont, puis pour tout suivi ou option, toujours être aussi clair que possible.

Quelle est l’une de vos pires erreurs de réservation de groupe et comment l’avez-vous gérée?

Une fois, nous avions réservé 40 chambres pour un événement de groupe à Lisbonne. Les collègues partageaient des chambres et il y avait deux lits dans chaque chambre.

Nous avons reçu un appel disant que les murs de la salle de bain étaient en verre, donc vous pourriez vous voir en utilisant la salle de bain ou la douche. Nous avons parlé directement à l’hôtel et ils ont mis quelque chose pour le couvrir. Ils ont dû couvrir tous les murs de verre dans 40 chambres!

Quelle est votre pire expérience avec la réservation de groupe de transport terrestre?

Avec ce récent sommet à Barcelone, nous avons organisé des bus pour ramasser tout le monde à l’aéroport. Cette semaine-là, il neige dans toute l’Europe et tous les vols sont retardés. Les plans des bus de ramassage ont été complètement ruinés.

Nous avons organisé des hôtes pour les accueillir à l’aéroport et les aider. Sur place, les hôtes ont dû réorganiser tous les groupes de bus car tout le monde était arrivé à des moments différents que prévu. C’était fou, mais nous avons travaillé!

Comment les gens peuvent-ils en savoir plus sur l’obtention de votre aide pour les réservations de groupe?

Si les entreprises veulent de l’aide pour les réservations de groupe, nous pouvons gérer l’ensemble du processus. Nous décidons de la meilleure approche et négocions le tarif ou nous réservons manuellement le voyage.

Je suis le premier point de contact, donc nous pouvons travailler en tête-à-tête et vraiment nouer une relation.

Lorsqu’un client réserve un événement de groupe avec nous, il utilise presque toujours le service pour ses prochains événements. Nous prenons tellement de stress sur leurs épaules. Nous pouvons négocier de meilleurs tarifs, et bien sûr, le soutien constant est une énorme charge. Il y a tellement de mésaventures qui peuvent se produire avec un grand nombre de voyageurs.

La première étape est qu’ils doivent être abonnés Premium avec TravelPerk. Une fois inscrit, il ne leur reste plus qu’à demander une réservation de groupe en envoyant un e-mail à group@travelperk.com ou en appelant le support, puis je serai en contact avec eux.

Pour en savoir plus, consultez TravelPerk Premium pour obtenir tous les détails et la FAQ sur la réservation de groupe TravelPerk.

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